FAQ - Antworten auf häufig gestellte Fragen

Bei wachsender Datenmenge besteht immer die Gefahr, dass Kontakte und Firmen neu angelegt werden, die schon im System vorhanden sind. SummitCRM hat für dieses Problem einige Hilfsfunktionen eingebaut, die dem Benutzer solche Doppeleinträge frühzeitig anzeigen und ihn entsprechend reagieren lassen.

  1. Dublettenprüfung bei der Eingabe neuer Kontakte und Firmen.
  2. Überprüfung beim Import von neuen Kontakten.
  3. Anzeige potenzieller Doppeleinträgen.

Sie können mit SummitCRM zu jeder Liste ein Anmeldeformular erstellen und dieses über ein iFrame in Ihre Webseite einbinden oder einfach nur verlinken. Die Besucher können sich so selbst z.B. bei einem Newsletter anmelden und neue Kontakte werden automatisch im SummitCRM angelegt. Jeder Besucher durchläuft bei der Anmeldung das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren und die Anmeldung wird im Hintergrund protokolliert, damit Sie im Zweifel bei einer Abmahnung sicher sind.

Freuen Sie sich auf viele Verbesserungen und neue Funktionen!

Verknüpfen Sie SummitCRM mit Ihrer Webseite (Anleitung)

Dubletten-Check beim Import von Kontakten (Details)

Aufgaben als Termine bspw. für Outlook exportieren (Details)

Datei- und Bildupload bei der Erstellung von eMailings

Export aller Kontaktdaten in Excel (Anleitung)

Setzen von Keyaccount und Zugriffsrechte für mehrere Kontakte (Anleitung)

Der flexibelste Weg ist, die Kontakte auf einer Verteilerliste als "Export für Serienbriefe" zu exportieren und mit entsprechenden Wordvorlagen die Etiketten zuerstellen. Folgen Sie dazu der Anleitung zum Erstellen von Serienbriefen aus SummitCRM und wählen Sie in Schritt 5 statt "Brief" den Punkt "Etiketten". Zweckform bietet eine Auswahl geeigneter Vorlagen, die Sie für die verschiedenen Etikettenformate nutzen können: http://www.avery-zweckform.com/avery/de_de/Vorla...

Schneller gehts direkt aus SummitCRM, allerding nur für Etiketten vom Typ Avery Zweckform #3477. Dazu gehen Sie bei einer Liste oben rechts auf "mehr" und wählen "Etiketten drucken" aus. Es öffnet sich eine PDF, die Sie sofort ausdrucken können. [Mehr zum Konfigurieren der Absenderzeile auf dem Etikett]

Sie können jederzeit alle Kontaktdaten in Excel exportieren. Filtern Sie dazu in der Kontaktübersicht nach den gewünschten Kontakten (z.B. nach einem Schlagwort oder PLZ) und klicken Sie oben rechts in der Liste auf "Auswahl exportieren". Sie erhalten eine Exceldatei mit allen Kontaktdaten. Um Missbrauch vorzubeugen, ist diese Funktion dem Systemeigner vorbehalten.

Wie kann ich Termine mit Outlook synchronisieren?

SummitCRM möchte kein komplettes Terminverwaltungsprogramm sein. Aufgaben dienen in SummitCRM dazu, einzelne Kontakte, Deals und Listen auf Wiedervorlage zu legen und sich daran erinnern zu lassen.

Sie können einzelne Aufgaben in Ihr Kalendersystem (z.B. Outlook) übernehmen. In der Aufgabenübersicht steht hinter jeder Aufgabe ein Link zum Export als Kalenderereignis (.ics-Datei). Darüber öffnet sich die Aufgabe als Termin in Ihrem Terminkalender. Nun können Sie noch Ergänzungen vornehmen (z.B. eine genaue Zeit angeben, Kollegen einladen, Raum buchen, ...) und klicken abschließend auf Speichern. Das funktioniert mit Outlook, Apple Kalender und auch mit den meisten Smartphones.

Sie können für mehrere Kontakte / Firmen auf einmal den Keyaccount und auch die Zugriffsrechte ändern. Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie am Anfang eine Zuteilung der Kontakte vornehmen oder wenn ein Benutzer deaktiviert wurde und dessen Kontakte nun zu einem neuen Keyaccount übertragen oder verteilt werden sollen. Damit bei der Arbeit im Team kein Chaos entsteht, ist diese Funktion dem Systemeigner vorbehalten.

Kann ich sensible Dateien in SummitCRM ablegen?

Ja, aber nur verschlüsselt! - Dateien mit wirklich sensiblen oder geheimen Inhalten, wie etwa Verträge, Pläne oder wofür Sie auch immer eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben, haben unverschlüsselt nichts im Internet verloren. Das gilt für Emailanhänge genauso wie für alles rund um die sogenannte Cloud. Dazu zählen alle Arten von Onlinespeicher wie Dropbox, iCloud, OneDrive und auch SummitCRM.

Für die Verschlüsselung müssen Sie prinzipbedingt selber sorgen, sonst hätte mindestens der Anbieter potenziell Zugriff.
Hier werden einige Tools vorgestellt, mit denen die Verschlüsselung gelingen kann: http://www.pcwelt.de/ratgeber/Daten-Tresore-praktische-Verschluesselungs-Tools-47871.html

In Outlook und manchen anderen Email-Programmen wird bei mit SummitCRM versendeten Newslettern und eMailings nicht nur die Absenderadresse angezeigt, sondern etwas in der Form:
"Thomas Müller [beispiel@summitcrm.de]; im Auftrag von; Thomas Müller [thomas.mueller@musterfirma.de]"

Der Grund dafür ist, dass Ihr SummitCRM auf einem anderen Server/Domain gehostet ist als Ihr Email-Postfach. Würde der Server von SummitCRM Ihre Emailadresse direkt als Absender verwenden, würde der Empfänger nicht sicher sein, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt und diese automatisch als Spam einordnen.

Oft ist es ein langwieriger Weg vom ersten Kontakt bis zum tatsächlichen Auftrag. Sie müssen immer wieder den Kontakt suchen und systematisch eine Beziehung aufbauen. SummitCRM ist Ihnen dabei eine unersetzliche Gedächtnisstütze. Legen Sie sich vielversprechende Kontakte auf Termin und  finden Sie in der Kontakthistorie schnell, was das letzte Mal besprochen wurde und welche Informationen der Gesprächspartner schon erhalten hat. So erreichen Sie beim potenziellen Kunden das gute Gefühl, bei Ihnen im Mittelpunkt zu stehen, und genau darum geht es beim sogenannten Customer-Relationship-Management.

SummitCRM ist bewusst einfach und flexibel entwickelt worden und kann zahlreiche Abläufe im Arbeitsalltag von Trainern unterstützen. Im Kern geht es bei SummitCRM um die systematische Kundengewinnung. Sie können zum Beispiel aber auch Teilnehmer verwalten und Unterlagen oder Vorabinformationen einfach an alle verteilen. Zwischen den Trainingseinheiten lassen Sie den Kontakt nicht abreißen und organisieren Sie effektiv die Teilnehmerbetreuung im Team. Halten Sie sich bei den ehemaligen Teilnehmern in Erinnerung! Versenden Sie beispielsweise im Nachgang einer Veranstaltung praktische Tipps für die Etablierung des Gelernten in den Arbeitsalltag oder informieren Sie per E-Mail über neue Trainingsangebote.

Wir brauchten dringend ein passendes CRM-Tool und fanden keines. Wir, dass waren die Kollegen bei Humanagement, einer mittelständigen Unternehmensberatung aus Hannover, die seit über 25 Jahren Dienstleistungen in den Bereichen Organisationsentwicklung, Projektmanagement, Personalentwicklung, Training und Webentwicklung anbietet. Und so wurde Humanagement zum Anlass und Wegbereiter für SummitCRM.

Seiten